Les sociétés de domiciliation ont des engagements à tenir vis-à-vis des entreprises qu’elles domicilient mais ont également des obligations légales. Fournir un numéro d’agrément préfectoral pour chaque adresse de domiciliation en est une des principales.
Tout savoir sur l'agrément préfectoral !
Une obligation légale
Depuis l’ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009, une demande d’agrément préfectoral est requise pour la domiciliation commerciale d’une entreprise. Par conséquent, puisque enregistrer une entreprise nécessite d’avoir une adresse domiciliation pour celle-ci, un agrément est du même coup nécessaire à l’obtention d’une immatriculation auprès du registre du commerce et des sociétés. Cette demande doit être effectuée auprès de la préfecture du département de domiciliation.
Obtenir un agrément préfectoral est une condition sine qua non pour une société de domiciliation. Et de fait, une fois délivré cet agrément permet au domiciliataire d'effectuer des prestations de domiciliation commerciale. Et ce même dans le cas où l’entreprise de domiciliation a plusieurs locaux. Il suffit ainsi de déclarer ces derniers comme établissements secondaire ou complémentaire.
Afin d’obtenir l’agrément préfectoral, certaines conditions sont requises
Tout d’abord, le dirigeant de la société devra remplir des conditions d’honorabilité. Ainsi, il ne doit pas avoir essuyé une faillite personnelle ou avoir reçu une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.
Pour ce qui est du volet judiciaire, il ne doit pas avoir été l’objet d’une condamnation pénale pour crime. De plus, avoir purgé une peine d’une durée supérieure à 3 mois sans sursis pour vol, abus de confiance, corruption, trafics de stupéfiants, escroquerie, faux, association de malfaiteurs, proxénétisme, fraude fiscale, recel, blanchiment est également rédhibitoire à l’obtention d’un agrément.
Enfin, si l’agrément lui a été retiré pendant les cinq dernières années, celui-ci ne pourra lui être délivré de nouveau. Ces conditions s’appliquent également aux actionnaires détenant plus de 25% des parts de l’entreprise.
Parallèlement, il existe également des conditions liées au lieu d’installation de l’entreprise et cela notamment pour les sociétés de domiciliation. Ainsi, un tel type de société ne peut exercer dans un lieu dont l’usage est résidentiel ou mixte professionnel. Par ailleurs, la société de domiciliation doit bien sûr apporter la preuve selon laquelle elle est propriétaire ou locataire des locaux où elle pratique son activité.
Enfin, la société de domiciliation est également tenue à d’autres obligations. Il lui est ainsi nécessaire de garantir une certaine confidentialité à ses clients au sein de ses locaux mais aussi de permettre à ceux-ci de se réunir régulièrement afin d’assurer la tenue, la conservation et la consultation de leurs documents juridiques et comptables.
Les conditions d’obtention d’un agrément vous garantissent la fiabilité d’une société de domiciliation
Le numéro d’agrément préfectoral prend toute son importance dans le cadre d’un contrat avec une entreprise de domiciliation commerciale. En effet, depuis 2012, la société de domiciliation doit obligatoirement fournir un numéro d’agrément préfectoral afin que la domiciliation commerciale de l’entreprise cliente soit validée. Une demande d’agrément préfectoral auprès de la préfecture permet de l’obtenir. Sans ce numéro, la demande d’immatriculation sera rejetée par le registre du commerce et des sociétés.
Lors du choix de votre prestataire de domiciliation, il est impératif de vérifier que le domiciliataire soit bien en possession d'un agrément préfectoral.
Rédigé par notre expert Audrey Nouvel
le 19 septembre 2017
