Chaque année, l’ensemble des sociétés doivent procéder au dépôt de leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette étape est importante, car il s’agit des documents officiels faisant foi vis-à-vis de l’administration fiscale.
Au préalable, ils ont fait l’objet de plusieurs vérifications par un expert-comptable et un commissaire aux comptes. Ils doivent également être approuvés par l’assemblée générale des associés (ou des actionnaires).
Il s’agit d’un moyen privilégié pour contrôler la légalité des décisions prises par les dirigeants, dans l’intérêt de la société. Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ?
Explications.
Les comptes annuels sont arrêtés à la fin de l’exercice comptable. Ainsi, toute entreprise doit produire son bilan annuel, son compte de résultat et une annexe légale.
Ces documents doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Ils seront publiés ultérieurement au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
Les actionnaires ou les associés disposent d’un délai de 6 mois pour les approuver, consécutivement à la clôture de l’exercice fiscal concerné. Les comptes ne peuvent plus être modifiés après leur approbation.
La première étape consiste à établir les comptes annuels. Il est possible de réaliser cette étape en interne avec un comptable salarié, ou de recourir aux services d’un expert-comptable.
L’étape suivante consiste à convoquer l’assemblée générale des actionnaires ou des associés. Tous les participants doivent recevoir les documents en amont pour leur information. Le jour de la réunion, ils procèdent au vote pour approuver les comptes.
Si les comptes sont approuvés, l’on rédige un procès-verbal d’approbation des comptes pour formaliser la décision.
Ce document doit être envoyé au greffe avec les comptes annuels concernés. Il est important de relever que les sociétés unipersonnelles ne sont pas concernées, de facto, par le vote en assemblée générale.
Si les comptes ne sont pas approuvés, ils peuvent être modifiés. Une nouvelle assemblée générale peut être convoquée pour les soumettre à un nouveau vote. En cas blocage, le résultat net n’est pas affecté et seul le procès-verbal indiquant la réprobation des comptes doit être envoyé au greffe du tribunal de commerce. La justice est saisie du dossier pour le trancher.
Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe en un unique exemplaire. Il doit être lisible, et permettre l’identification aisée de la société. Il n’est pas obligatoire de déposer des originaux. Dans ce cas, chaque document doit porter la mention « Pour copie certifiée conforme à l’originale », suivie de la signature du représentant légal de la société.
Les comptes peuvent être déposés sous la forme de liasse fiscale annuelle, soit sous toute autre forme. Le seul impératif est que les comptes annuels doivent être exactement ceux qui ont été approuvés.
L’envoi des comptes annuels peut être fait par voie électronique, sur le site d’Infogreffe, sur place (au greffe contre remise d’un récépissé de dépôt) ou par courrier postal (en recommandé avec avis de réception).
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Rédigé par notre expert Paul LASBARRERES-CANDAU
le 14 décembre 2020
