Autrefois, une entreprise s’apparentait à un long couloir desservant une certaine quantité de bureaux, et chaque salarié possédait le sien.
Chacun accumulait une multitude de documents, pièces, justificatifs au format papier.
Les temps ont bien changé : open space, télétravail, digitalisation, et bureaux virtuels ont conquis nos modes de travail et s’imposent dans notre quotidien comme la nouvelle façon de travailler pour les prochaines décennies.
Cette nouvelle organisation s’est développée au début des années 2000 concomitamment avec l’essor des start-up venues des Etats-Unis.
Les bureaux virtuels sont encore relativement méconnus, et représentent pourtant un important potentiel de croissance pour les entreprises.
Un bureau virtuel est un service en ligne permettant de gérer son entreprise et ses fichiers directement depuis un tableau de bord en ligne
Il permet de stocker des données relatives à l’organisation de votre entreprise, sa communication, la comptabilité ou des fichiers collaboratifs. N'importe quel utilisateur peut y accéder de manière sécurisée à partir d’un ordinateur ou d’un mobile connecté à Internet.
Vous travaillez ainsi grâce au Cloud et améliorez votre confort au travail. Le bureau virtuel est parfois nommé DaaS (Desktop As A Service) ou VDI (Virtual Desktop Infrastructure).
Le bureau virtuel présente une grande quantité d’avantages pour votre entreprise tels que :
- Un outil accessible 24/7 : Il est accessible à toute heure du jour et de la nuit, week-end et jour fériés compris pour consulter vos données ou les modifier. Surtout, il permet de créer un environnement de travail spécifique pour la gestion de votre entreprise : depuis votre ordinateur ou votre smartphone
- Un outil paramétrable et personnalisable : l’administrateur du bureau virtuel est libre de définir les droits d’accès, de modification de chaque fichier ou dossier en fonction de chaque collaborateur. Cela permet aussi à chacun de n’être en possession que des données qui lui sont strictement nécessaires pour son travail;
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Davantage de sécurité : vous ne perdrez aucune donnée si vous êtes victime de vol de votre ordinateur grâce à leur stockage en ligne. Face à la multiplication des piratages informatiques, vous travaillerez ainsi en toute sérénité;
- Une flexibilité accrue : vous pouvez gérer l'ensemble des secteurs de votre entreprise depuis votre bureau virtuel : gestion du courrier, location de salle de réunion, appels téléphoniques, gestion du courrier...
De nombreux prestataires de bureaux virtuels offrent des services d’assistance à tous leurs clients afin de faciliter la maintenance de leurs produits, les mises à jour et intervenir sans délais en cas de difficultés
Toute entreprise a la possibilité de recourir à une société de domiciliation pour établir son siège social dans un autre lieu que son lieu de travail.
Ainsi, elle peut notamment bénéficier d’une adresse prestigieuse qui lui confère des gains de notoriété, et une attractivité plus importante pour attirer de nouveaux clients.
Ce mode de fonctionnement implique d’adopter une solution démartérialisée pour la gestion du courrier, du standard téléphonique, des formalités administratives et juridiques par exemple.
La mise en relation de ces deux lieux importants pour l’entreprise peut être facilitée grâce à l’utilisation d’un bureau virtuel.
Aussi, il permet aux collaborateurs d’alléger de nombreuses tâches chronophages et peu valorisantes au profit d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
De nombreuses entreprises retiennent trois critères essentiels pour choisir la solution la plus adaptée :
- Une solution globale avec mise à disposition de tous les services nécessaires et contrat de maintenance ;
- Des services à la carte pour ajuster les tarifs à tous les budgets ;
- Une solution accessible sur tous les appareils, avec tous les systèmes d’exploitation.
Les bureaux virtuels attirent de plus en plus d’entreprises en raison de la réduction des couts et des gains de productivité qu’ils peuvent générer : en améliorant la création, le stockage, la sauvegarde et le partage des données entre les collaborateurs d’une entreprise, ils permettent d’importants gains de temps et de rentabilité.
Il s’agit concrètement d’une méthode efficace pour accroitre vos marges sans augmenter vos prix. Aussi, la simplicité de gestion de l’information permet de faciliter la relation client et fournisseur.
Ils sont aussi des solutions garantissant une meilleure sécurité face à la recrudescence des attaques informatiques. De nombreuses solutions existent déjà sur le marché afin de répondre aux besoins de toutes les entreprises.
Rédigé par notre expert Paul LASBARRERES-CANDAU
le 5 janvier 2018
