Auto-entrepreneur(e) : comment bien organiser votre comptabilité

Quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur(e) ?

Tenir un livre des recettes pour auto-entrepreneur(e)

Le micro-entrepreneur doit tenir un document qui rassemble les recettes générées grâce à son activité : le livre des recettes. Ce dernier se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, indiquant :

• la date à laquelle les recettes ont été encaissées ;
• la référence de la facture et du devis associé ;
• l’identité du client ;
• la nature de la prestation ;
• le montant perçu ;
• le mode de paiement utilisé (espèces, chèque, virement etc.).

Ce livre des recettes peut être tenu dans un logiciel comptable, dans un livre-comptable ou dans un Excel, sur la base d’un modèle officiel fourni par l'Urssaf. Il peut donc être numérique ou établi au format papier. Dans un cas comme dans l’autre, les recettes doivent être enregistrées dans l’ordre chronologique, sans modification possible.

Tenir un registre des achats

À la différence du livre des recettes, tous les auto-entrepreneurs n'ont pas l'obligation de compléter un registre des achats. Les entrepreneurs indépendants qui doivent en tenir un sont ceux qui :

• fournissent des prestations d’hébergement ;
• réalisent la vente de marchandises, de fournitures ou de denrées à consommer sur place ou à emporter.

Comme le livre des recettes, le registre des achats se présente sous la forme d’un tableau listant les dépenses réalisées par le micro-entrepreneur chaque année, dans l’ordre chronologique. Plusieurs données y figurent, dont :

• la date de l’achat ;
• le nom du fournisseur ;
• la nature de l’achat ;
• son montant ;
• le mode de règlement ;
• la référence de la facture d'achat.

Là encore, aucune modification n’est possible. De même, ce livre comptable peut lui aussi être tenu sur un support papier ou numérique.

Émettre des factures aux normes

L’auto-entrepreneur doit fournir des factures en bonne et due forme à ses clients lorsqu’il réalise une prestation de services ou une vente. Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur chaque facture, dont :

• la date et le numéro de la facture ;
• l’identité du client, celle du micro-entrepreneur, ainsi que son numéro SIREN ;
• le descriptif du produit ou des prestations réalisées, le volume vendu et le prix unitaire ;
• le montant total à régler par le client ;
• la date limite de paiement, le taux de pénalité en cas de retard et l’indemnité forfaitaire applicable si le client est un professionnel.

L’auto-entrepreneur(e) qui bénéficie d’une franchise de TVA doit également ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur chaque facture.

S’il dépasse le plafond de franchise de TVA, cette mention obligatoire ne doit plus apparaître. Dans ce cas, le micro-entrepreneur doit ajouter :

• son numéro de TVA intracommunautaire ;
• le taux de TVA applicable ;
• le montant TTC de la facture.

Les factures produites par l’auto-entrepreneur(e) doivent toutes être numérotées dans une logique chronologique, sans interruption. Elles doivent être transmises au client après l’exécution de la prestation ou à la livraison des produits. Une facture regroupant plusieurs prestations peut néanmoins être produite par l’auto-entrepreneur(e) en fin de mois pour simplifier la gestion de la facturation.

Conserver ses documents comptables

Le professionnel indépendant doit conserver un exemplaire de chaque facture émise pendant 10 ans. Cette obligation légale doit être respectée pour assurer le suivi de la comptabilité de l’auto-entrepreneur(e), mais également en cas de contrôle par l’administration fiscale. Bien que les micro-entrepreneurs y soient moins sujets, ils doivent être en capacité de présenter les factures émises et les justificatifs de dépense des 10 dernières années.

Déclarer son chiffre d’affaires

En parallèle de la tenue de sa comptabilité, l’auto-entrepreneur(e) doit déclarer son chiffre d’affaires selon la fréquence choisie au lancement de son activité. Elle peut être réalisée de manière mensuelle ou trimestrielle. Le micro-entrepreneur doit alors renseigner le chiffre d’affaires hors taxes qu’il a généré sur la période concernée. Cette déclaration est à faire en ligne, sur le site de l’auto-entrepreneur.

Bon à savoir : lorsque l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA, il doit également la déclarer à l’État chaque année.

Ouvrir un compte bancaire dédié pour une bonne gestion de sa micro-entreprise

Lorsqu’un micro-entrepreneur génère un chiffre d’affaires inférieur à 10 000 € deux années consécutives, il n’a pas l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. Celui qui réalise un chiffre d’affaires supérieur à ce seuil doit en ouvrir un. Il peut au choix détenir un compte professionnel auto-entrepreneur ou un deuxième compte courant personnel.

Faire le choix d’un compte pro apporte de réels avantages à l’auto-entrepreneur(e), parmi lesquels :

• un meilleur suivi de la santé financière de son entreprise ;
• la possibilité de justifier ses recettes et ses dépenses plus facilement en cas de contrôle ;
• un accès à des services réservés aux entreprises, comme une autorisation de découvert plus importante, la détention d’un terminal de paiement, la gestion des factures ou la mise à disposition d’outils destinés à simplifier la comptabilité de l’auto-entrepreneur(e).

L’ouverture d’un compte bancaire personnel ou d’un compte pro permet au micro-entrepreneur d’encaisser ses recettes, de régler ses dépenses professionnelles et de prélever sa rémunération. Il évite ainsi les confusions entre son argent personnel et celui issu de son activité professionnelle, et peut mieux suivre la trésorerie de son entreprise.

Comment tenir la comptabilité d'une micro-entreprise : nos conseils

Suivre sa comptabilité régulièrement

Pour bien gérer la comptabilité de son auto-entreprise, il y a une règle à suivre : être rigoureux(se). Il ne faut pas attendre la déclaration de son chiffre d’affaires pour enfin gérer les factures émises au cours du trimestre. Même si l’auto-entrepreneur n’a pas à réaliser un bilan en fin d’année comptable, il doit aménager un temps consacré à la tenue de sa comptabilité. C’est essentiel s’il veut la gérer sans faire d’erreurs.

C’est d’autant plus important qu’un auto-entrepreneur peut être redevable de la TVA s’il dépasse les seuils. Il doit alors la facturer à ses clients, la déclarer et la reverser à l’État. Le micro-entrepreneur doit absolument suivre sa comptabilité pour anticiper cet assujettissement.

Sécuriser ses documents

L’auto-entrepreneur doit assurer l’intégrité et la sécurité de ses documents comptables s’il veut les conserver sur le long terme. En effet, il n’est pas à l’abri de les perdre lors d’un déménagement ou d’être victime d’une panne informatique.

Pour éviter ces problèmes, le micro-entrepreneur peut faire des copies papier de ses factures ou les numériser pour les conserver sur un disque dur ou sur le cloud. Cette dernière solution est idéale pour retrouver facilement factures et justificatifs au moment voulu.

Est-ce qu’un(e) auto-entrepreneur doit avoir un(e) expert-comptable ?

À la différence d’entreprises qui évoluent sous le statut SAS ou SARL par exemple, l’auto-entrepreneur(e) ne doit pas impérativement recourir aux services d’un expert-comptable pour tenir sa comptabilité. En effet, il bénéficie d’obligations comptables allégées en raison du régime sous lequel il opère et n’a pas besoin d’établir un compte de résultat ou un bilan en fin d’année. Il peut donc tenir ses comptes seul.

Auto-entrepreneur(e) : et si vous optiez pour un logiciel de comptabilité ?

Un(e) auto-entrepreneur n’a pas l’obligation de se doter d’un outil de comptabilité ou d’un logiciel de facturation en ligne. Il existe toutefois une exception pour certains micro-entrepreneurs, qui doivent s’équiper d’un logiciel de comptabilité certifié lorsqu’ils répondent aux conditions cumulatives suivantes :

• exercent une activité commerciale auprès d’une clientèle de particuliers ;
• sont assujettis à la TVA ;
• utilisent un logiciel de caisse.

Bien qu’il n’y soit pas obligé, l’auto-entrepreneur peut s’équiper de ces outils pour produire des devis et des factures aux normes, et gagner un temps précieux dans le suivi de ses comptes.

Pourquoi tenir la comptabilité de sa micro-entreprise ?

Si la comptabilité de l’auto-entrepreneur(e) est allégée, cet avantage peut vite se retourner contre un(e) professionnel(le) désorganisé(e). Une mauvaise gestion du budget peut amener l’indépendant(e) à la faillite. Être à jour dans la tenue de ses documents comptables permet à l’auto-entrepreneur(e) de :

• vérifier la rentabilité de son entreprise ;
• identifier ses sources de revenus ;
• visualiser ses postes de dépenses ;
• améliorer sa trésorerie d’entreprise.

Un(e) auto-entrepreneur qui tient sa comptabilité à jour peut se protéger des litiges rencontrés avec un client ou un fournisseur. En effet, il peut se servir de ses documents comptables et les apporter comme élément de preuve en cas de litige juridique. Un bon suivi de la comptabilité permet également au micro-entrepreneur de vérifier qu’il ne dépasse pas les seuils de chiffre d’affaires et qu’il peut toujours bénéficier du régime micro-fiscal.

Enfin, la tenue de la comptabilité de l’auto-entrepreneur(e) est essentielle en cas de contrôle fiscal. L’administration peut ainsi s’assurer que les déclarations de chiffre d’affaires ont bien été réalisées et qu’elles ne comportent aucune erreur.